Reservierungsbuch

Im Reiter buch siehst du dein Reservierungsbuch: immer einen Tag im Fokus, mit allen Buchungen dieses Tages - egal ob sie über die Buchungsseite, das Telefon mit Rabea oder von dir selbst als Walk-in angelegt wurden. Von hier aus bestätigst oder lehnst du Anfragen ab, markierst Gäste als angekommen oder platziert, weist Tische zu, trägst spontane Gäste ein und öffnest die Details einer einzelnen Buchung.

Tag wählen

Oben läuft ein Streifen mit 21 Tagen - 7 Tage zurück, der aktuelle Tag, 13 Tage voraus - durch den du horizontal scrollst. Ein Punkt unter dem heutigen Datum markiert heute; Tage mit Buchungen sind hervorgehoben. Bist du nicht mehr beim heutigen Tag, bringt dich der Link „zurück zu heute" direkt zurück.

Das Kalender-Symbol am Ende des Streifens öffnet einen Monatskalender: Tage mit Buchungen tragen einen Punkt, mit den Pfeilen blätterst du zum Vor- oder zum Folgemonat, ein Klick auf einen Tag springt direkt dorthin. „kalender schließen" blendet die Monatsansicht wieder aus.

Der Tag im Überblick

Der Titel der Liste zeigt „heute", „morgen" oder das Datum; daneben steht

• sofern an dem Tag gebucht ist - die Anzahl der Gäste. Jede Zeile zeigt Uhrzeit, Gastname mit Kontakt (falls hinterlegt), das gebuchte Service-Fenster, eventuelle Notizen zum Gast, die Personenzahl und - sofern nicht über die Buchungsseite gekommen - eine Kanal-Kennzeichnung wie „laufkundschaft" (selbst eingetragen) oder „rabea telefon" (am Telefon gebucht). Die anstehende Reservierung nahe der aktuellen Uhrzeit ist hervorgehoben, bereits abgeschlossene oder länger zurückliegende Zeilen sind abgeblendet.

Die Seitenleiste zeigt zusätzlich die Gästezahl des gewählten Tages - für heute als „gäste heute", für andere Tage mit dem jeweiligen Datum.

Bestätigung erforderlich

Hast du in Einstellungen unter „große gruppen brauchen mein ok ab" eine Schwelle gesetzt, landen Online-Buchungen ab dieser Gruppengröße nicht sofort im Buch, sondern mit der Markierung „bestätigung nötig". Nur bei diesen Zeilen erscheinen zwei zusätzliche Buttons: „bestätigen" und „ablehnen". In beiden Fällen wird der Gast automatisch benachrichtigt. Walk-ins, die du selbst einträgst, durchlaufen diese Prüfung nicht.

Über „nur bestätigungsbedürftige" (mit Zähler, sobald etwas ansteht) wechselst du in einen eigenen Posteingang: eine unbegrenzte, nach Datum gruppierte Liste aller offenen Bestätigungsanfragen - auch wenn sie Wochen in der Zukunft liegen, also außerhalb des 21-Tage-Streifens. „alle anstehenden buchungen anzeigen" bringt dich zur Tagesansicht zurück.

Gast-Status

Sobald eine Buchung nicht mehr auf Bestätigung wartet, bietet ihre Zeile die passenden nächsten Status-Schritte an:

• „angekommen" - nur sichtbar, wenn du in Einstellungen den Ankunfts-Status aktiviert hast (Häuser, die Gäste vor dem Platzieren einchecken).
• „platziert"
• „no-show"

Diese Schritte lassen sich nicht direkt in der Zeile zurücknehmen - dafür öffnest du die Buchungsdetails (siehe unten) und setzt den Status dort über „zurück auf geplant" zurück.

Stornieren

Eine Buchung stornierst du zweistufig: Der erste Klick auf „stornieren" verwandelt den Link in „wirklich?" - erst der zweite Klick storniert tatsächlich. Der Gast wird über die Stornierung informiert. Eine Stornierung lässt sich nicht rückgängig machen; du müsstest die Reservierung neu anlegen.

Tisch zuweisen

Über das Dropdown „kein tisch" in jeder Zeile ordnest du einer Reservierung ihren Haupttisch zu - die Auswahl speichert sofort, ein extra Speichern-Klick ist nicht nötig. Wählst du hier einen anderen Tisch, ersetzt das die komplette Tischzuweisung der Buchung - auch bereits dazugenommene weitere Tische gehen dabei verloren.

Passt die Wahl nicht ganz - der Tisch ist im selben Zeitraum schon vergeben, oder die Personenzahl übersteigt die Sitzplätze - erscheint eine Warnung mit den Details. Sie blockiert nichts: „trotzdem zuweisen" weist den Tisch trotz der Warnung zu. Die Kapazitätsprüfung für die Reservierung selbst läuft unabhängig davon immer über die Gesamtkapazität, nicht über einzelne Tische - mehr dazu unter Tische & Kapazität.

Weitere Tische dazunehmen

Reicht der Haupttisch für die Gruppe nicht aus, nimmst du direkt in der Zeile über „tisch ergänzen" weitere Tische dazu, ohne den Haupttisch zu verlieren. Jeder dazugenommene Tisch erscheint daneben als eigene Kachel mit einem ×, mit dem du ihn wieder entfernst. Ob rabea dabei warnt, richtet sich immer nach der Summe der Plätze aller zugewiesenen Tische zusammen - mehr dazu unter Tische & Kapazität. Achtung: Das Dropdown wirkt immer auf die komplette Tischzuweisung der Buchung. Stellst du es auf „kein tisch", werden alle zugewiesenen Tische entfernt - nicht nur der Haupttisch. Willst du nur einen einzelnen dazugenommenen Tisch wieder loswerden, ohne die übrigen zu verlieren, nutze stattdessen das × auf seiner Kachel. Löschst du einen Tisch komplett aus der Tischliste in Einstellungen, rückt bei betroffenen Buchungen automatisch der nächste Tisch zum neuen Haupttisch nach.

Auf dem iPad zeigt die Tagesübersicht jeden zugewiesenen Tisch als eigenen Block - der Haupttisch trägt die Aktionen, die übrigen sind abgeblendet und verweisen mit einem Pfeil zurück auf ihn; ein Tipp auf einen solchen Block springt direkt zum Haupttisch. Ziehst du eine Reservierung auf einen zu kleinen Tisch, meldet rabea zu wenig Plätze und bietet in der Warnung zusätzlich „Tisch dazunehmen" an: Ein Tipp darauf übernimmt den Tisch, auf den du gezogen hast, direkt als neuen Haupttisch - anschließend tippst du einen weiteren freien Tisch an, um ihn dazuzunehmen.

Buchungsdetails

Ein Klick auf den Gastnamen einer Zeile öffnet die Details am rechten Bildschirmrand:

• Details - Datum, Uhrzeit, Service, Personenzahl, Verweildauer, zugewiesener Tisch, Status (mit dem Zurücksetzen-Link, falls angekommen, platziert oder no-show gesetzt ist) sowie der Buchungskanal.
• Gast - Telefon, E-Mail, Allergien und Notizen, jeweils nur wenn hinterlegt.
• Buchung ändern - ein Formular für Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Verweildauer. Beim Speichern wird der Gast automatisch über die Änderung informiert - auch dann, wenn du nur die Verweildauer angepasst hast. Würde die Kapazität dadurch überschritten, erscheint dieselbe Warnung wie beim Walk-in-Eintragen samt „trotzdem buchen"-Option.
• Verlauf - eine Zeitleiste aller Ereignisse (gebucht, geändert, bestätigt, abgelehnt, angekommen, platziert, no-show, benachrichtigung gesendet) mit Zeitpunkt und wer sie ausgelöst hat (du, der Gast, Rabea oder automatisch durchs System).
• Stornieren - dieselbe zweistufige Stornierung wie in der Zeile.

Die Buchungsänderung und die Stornierung stehen nur zur Verfügung, solange die Buchung nicht bereits storniert, abgereist oder vorgemerkt-und-offen ist. Zum Schließen genügt „schließen" oder die Escape-Taste.

Walk-in eintragen

Über „buchung hinzufügen" in der Seitenleiste (Umschalten mit „öffnen" / „schließen") trägst du eine Reservierung ein, die nicht über die Buchungsseite kam - etwa ein Gast, der spontan an der Tür steht.

Die Verweildauer ist mit dem Standardwert des gewählten Service vorbelegt und ändert sich mit, wenn du einen anderen Service auswählst - bis du selbst einen Wert einträgst. Gespeichert wird mit „buchung hinzufügen".

Als Betreiber:in hast du dabei ein Privileg, das die Buchungsseite nicht kennt: Eine manuelle Buchung ignoriert die Öffnungszeiten komplett - du kannst also auch an einem Ruhetag jemanden reinsetzen. Würde die Tageskapazität dadurch überschritten, blockiert rabea das nicht, sondern zeigt eine Warnung mit dem Stand „X/Y gästen" und dem Button „trotzdem buchen", mit dem du trotzdem buchst.

Häufige Fragen

Was ist die Buchungsnummer, die ein Gast am Telefon nennt?

Jede Reservierung - egal über welchen Kanal entstanden - bekommt automatisch eine achtstellige Nummer wie K7QM3XPT. Der Gast sieht sie auf seiner eigenen Seite „reservierung verwalten", Rabea liest sie am Telefon vor. Nennt dir jemand diese Nummer, findest du die Buchung, indem du den betreffenden Tag öffnest - die Nummer ist ein Wiedererkennungsmerkmal fürs Gespräch, kein Login: Sie allein öffnet keine Reservierung. Mehr dazu unter Gäste-Links.

Bekommt der Gast bei einer manuellen Buchung eine Bestätigung?

Nur wenn du eine E-Mail-Adresse einträgst - dann verschickt rabea dieselbe Bestätigung wie bei einer Online-Buchung, inklusive des persönlichen Links aus Gäste-Links. Ohne Kontakt gibt es nichts zu verschicken; der Gast erfährt von der Reservierung nur mündlich von dir.

Kann ich die Verweildauer einer einzelnen Buchung frei setzen?

Ja. Beim Eintragen und beim Ändern gibst du jeden Wert zwischen 30 und 360 Minuten ein - unabhängig davon, was du unter Servicezeiten bei „Gäste dürfen Dauer wählen" und „Dauern zur Auswahl" eingestellt hast. Diese beiden Einstellungen gelten nur für die Buchungsseite; als Betreiber:in bist du nicht daran gebunden. Ohne eigene Angabe gilt die Standard-Dauer des Service. Eine längere Dauer belegt die Plätze entsprechend länger und kann deshalb die Kapazitätswarnung auslösen, auch wenn du Uhrzeit und Personenzahl gar nicht angefasst hast.

Kann ich eine Stornierung rückgängig machen?

Nein. Storniert ist storniert - du legst die Reservierung bei Bedarf neu an.

Warum sehe ich keinen „angekommen"-Button?

Der Ankunfts-Status ist optional. Aktiviere ihn in Einstellungen unter den Buchungsregeln, wenn du Gäste vor dem Platzieren einchecken möchtest.